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虚报加油票惹恼领导 能链企服拧紧企业用车管理“安全阀”

TOM    2022-01-10 13:52

报销看似事小,但事关重大。根据财务相关制度,企事业单位在报销时都要查验发票,包括票头、开票日期、银行开户账号等多项信息,这样的工作繁琐且低效。对于公务用车较多的企业,油票管理是一个非常令人头疼的问题。下面谈到的这家企业,财务人员就在查验过程中,发现了员工用车多开发票的违规行为。

虚报加油票惹恼领导 能链企服拧紧企业用车管理“安全阀”

小小一张油票 是试金石也是不易察觉的漏洞

集团派员工李某到外地出差,李某为了方便跑业务便申请了公司用车,出差期间的餐饮、住宿、油费等各种开支一并先行垫付,待出差结束后再进行报销。一周后,李某出差归来,向公司财务提交了餐饮发票、住宿发票、汽油发票、过路费发票以及出差补贴等票据,报销金额为6000余元。

公司财务人员在审核发票时发现,李某这次报销油1500多元,可能存在虚开发票的问题。根据财务核算,小王使用的车辆平均百公里油耗8L左右,最近油价7元左右,两地城市来回1500公里左右,油费应该在840元左右,如果将城市内拥堵情况考虑在内,合理报销的油费也不会超过1000元。为了进一步核实清楚,财务人员又询问并复查了其他员工的报销记录。同样的出差城市、同样的车辆,报销的油费基本都在1000元以内。因此,财务人员断定李某虚开了发票。李某所在的公司员工数量多达6000人,销售人员占到十分之一,而一名员工一次出差就在油费上虚报了600元左右。公司每天都有大量销售人员出差,粗略计算,仅油费就可能给企业带来高达百万的损失。

最终经公司调查发现,李某因为上半年绩效完成不好,导致工资被降低,于是产生了通过虚报油费的方法多赚点钱的想法,不料这次被财务人员发现。随后,财务人员将此事上报给了公司,领导要求财务部门彻查公司用车情况,并全面开展企业用车管理大整顿。

以技术防范道德风险 数字化根除企业用车加油顽疾

一张小小的加油票,不仅是员工品质的试金石,更是企业管理环节中不易察觉的漏洞。一些企业因为缺乏专业的加油发票查验手段,未能及时发现假发票而造成不小损失。如果税务机关查账发现假票,企业需支付罚款和滞纳金,相关当事人也会受到惩罚。

企业应该如何强化对车辆加油的管理呢?作为企业级能源数字化管理服务商,能链企服认为,一方面要持续提升企业员工的自律意识,用制度准绳规范员工行为,另一方面可以依靠数字化技术手段规避人为的道德风险,将违规加油问题遏制于萌芽状态。

通过搭建一体化企业能源数字化管理平台,能链企服将车辆实际行驶里程、油耗、加油量、消费趋势等信息纳入统一平台管理,就可以分析出车辆使用和加油是否合规,无论何时、何地、在哪个加油站进行加油,一切信息都会记录到后台系统上,可以让管理者一目了然。

虚报加油票惹恼领导 能链企服拧紧企业用车管理“安全阀”

在加油环节,能链企服将加油端口无缝嵌入企业管理平台,实现线上全流程用车加油管理。员工在使用平台加油时,只需在列表中选择加油站,之后选择油号、油枪,加油结束后确认支付即可,全程无需开票。员工无需自己垫付油费,平台与企业之间实现公对公支付,既消除员工费用报销的烦恼,也避免虚开发票的违规行为,还减少了财务人员对票据有效性和真实性的审核工作,可谓一举三得。

在数字化时代的牵引下,企业正朝着技术引领、数据驱动、智能管控的方向发展。作为企业管理的重要部分,能源数字化管理解决方案的提出将改变企业用车的被动管控局面,通过主动管理实现企业经营的提质、降本、增效。

据了解,能链企服是中国企业级能源数字化管理服务商,依托能链在能源产业链、能源数字化、能源补给网络等方面的资源和能力,通过构建“一站式企业级能源数字化管理解决方案”,助力企业实现能源管理的数字化升级和降本增效,优化员工用车体验。

目前,能链企服已与国家电网、小米集团、用友集团、中通快运、招商银行、龙湖地产等上千家企业达成合作,并作为企业级能源数字化管理服务的入口,成功帮助企业提升能源数字化管理和费用管控水平。

 

责任编辑: WY-BD

责任编辑: WY-BD
人家也是有底线的啦~
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